4 tips voor veilig telewerken

  • 14 april 2020

Lokale besturen hebben zich, net zoals heel wat andere organisaties, snel kunnen/moeten aanpassen aan de nieuwe omstandigheden die de uitbraak van het coronavirus met zich meebrengt. Telewerken is de nieuwe norm, en fysieke vergaderingen werden vervangen door videoconferenties.

De meesten zijn daarbij overgeschakeld op het gebruik van Microsoft Teams om virtueel samen te werken. Dit is het veiligste platform, en zit bovendien geïntegreerd in het bestaande Office365-pakket. Ook als je van thuis werkt zijn er echter enkele zaken waarmee je moet rekening houden, zoals:

  • Hoe zit het met de beveiliging van bedrijfsgerelateerde informatie?
  • Hoe kan ik de privacy van mijn thuisomgeving en familie waarborgen?

Dankzij deze 4 tips van onze dienst Informatieveiligheid zorg je voor een veilige virtuele werkomgeving.

Tip 1 : Let op wie toegevoegd is aan bepaald team

Microsoft Teams is handig voor intensieve samenwerking omdat je eenvoudigweg kan chatten, en met meerdere collega's tegelijkertijd bestanden kan delen en bewerken. Je moet echter wel goed in de gaten houden wie er toegevoegd is aan een bepaald team. Deze personen kunnen immers alles bekijken en vaak ook bewerken. 

Om te bekijken wie deel uitmaakt van een bepaald team klik je op de drie puntjes naast de naam van het team en vervolgens op ‘team beheren’, onder het tabblad ‘leden’ kan je dan de eigenaars van het team bekijken en alle leden en gasten.

Teams tips_1.png
Tip 2 : Plaats geen foto's van je videogesprek op sociale media

Dit is niet alleen voor Teams, maar ook voor andere videochatapplicaties van toepassing. Het kan misschien verleidelijk zijn om je schermafbeeldingen van je videogesprek online te delen. Hierop kan echter gevoelige informatie zichtbaar zijn of informatie die een cybercrimineel zou kunnen gebruiken voor een aanval. Het is daarom verstandiger dit achterwege te laten.

Tip 3 : Vervaag de achtergrond tijdens een vergadering

Als je niet wil dat je achtergrond zichtbaar is tijdens het videogesprek omdat er misschien foto’s, gevoelige info of andere persoonlijke zaken te zien zijn, kan je deze vervagen.

Voor de vergadering begint kan je hiervoor onderstaande slider naar rechts slepen.

Teams tips_2.png

Om tijdens de vergadering de achtergrond te vervagen klik je op de drie puntjes en selecteer je vervolgens ‘mijn achtergrond vervagen’ als je camera nog niet aanstaat kies je ‘video starten met achtergrondvervaging’.

Teams tips_3.png
Tip 4 : Zet je leesbevestigingen uit

In Microsoft Teams kan je bekijken of je chatbericht al gelezen is of niet. Als het chatbericht verzonden is zal er een vinkje naast het bericht te zien zijn. Als het chatbericht gelezen is zal er een oogje naast staan. 

Ook in een groepschat tot maximaal twintig personen kan je nagaan wie je bericht al gelezen heeft door naast je eigen chatbericht op de drie puntjes te klikken en dan de optie ‘gelezen door’ te selecteren. Wanneer iedereen het bericht gelezen heeft verschijnt alweer het icoontje ‘gelezen’ naast het chatbericht  .

Om leesbevestigingen uit te schakelen klik je bovenaan rechts in Teams op je afbeelding van je profiel.

Teams tips_4.png

Vervolgens selecteer je ‘instellingen’, daarna ‘privacy’ en schakel je leesbevestigingen uit.

Teams tips_5.png

Indien je nooit een icoontje te zien krijgt dat je bericht gelezen is, dan heeft de andere partij leesbevestigingen uitgeschakeld of heeft de beheerder van je Teamsomgeving dit gedaan.
 

Voor meer beveiligings- en privacytips in verband met Microsoft Teams kan je contact opnemen met ons team van DPO’s via: informatieveiligheid@haviland.be